天津美术学院文件
津美行〔2018〕113号 签发人：孙 杰
关于印发《天津美术学院合同管理办法
（试行）》的通知
各教学单位、机关处室、其它直属单位：
现将《天津美术学院合同管理办法（试行）》印发给你们，请认真遵照执行。
2018年10月9日
（此件主动公开）
天津美术学院合同管理办法
（试行）
第一章 总则
第一条 为规范天津美术学院（以下简称“学校”）合同管理，严格合同责任，防范合同风险，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国合同法》等法律法规以及《天津美术学院章程》的相关规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称合同，是指学校作为独立的民事主体在民事活动中，与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议。
学校与职工签订的聘用合同和劳动合同，不适用本办法。
第三条 合同按照性质、重要程度和标的金额大小，分为一般合同和重大合同。
重大合同是指具有下列情形之一的合同：
（一）标的金额在100万元（含）以上的重要设备、大宗物资采购、购买服务、基本建设和维修改造等合同；
（二）涉外合同，即与国（境）外的自然人、法人或其他组织签订的合同；
（三）法律关系复杂或对学校有重大影响的合同。
一般合同，是指除重大合同以外的其他合同。
第四条 本办法所称合同管理，是指学校依据国家法律法规和自身的合同管理制度，对合同起草、审查、订立、履行、信息管理、责任追究等一系列行为进行的规范管理。
第五条 除汽油费、水费、电费、燃气费、煤气费、电话费、采暖费、邮寄费、车辆维修费、车辆保险费以外的采购事项1万元以上必须签订书面合同。
第六条 学校合同管理遵循防范风险和责权利相统一的原则，实行统一指导、分级分类归口管理、各负其责的制度。
学校各二级单位和个人，应熟悉职责范围内与合同相关的法律法规，在合同管理的各个环节，严格履行职责，维护学校权益。
第七条 学校不得签订经济担保合同，未经学校批准不得签订投资合同和借贷合同。
严禁未经授权，擅自以学校名义对外签订合同。
第二章 合同管理机构及其职责
第八条 学校合同事务由综合管理部门、归口管理部门和合同承办单位依各自权责进行管理。
第九条 党委办公室、院长办公室是学校合同事务的综合管理部门，统一指导学校合同管理事务，主要职责包括：
（一）拟定、修改学校合同管理的基本规章制度；
（二）协调法律顾问对重大合同和必要的合同文本进行法律审查，并出具法律意见；
（三）协调法律顾问参与学校重大合同的谈判和签订，并召集校内相关部门参与解决合同纠纷与调解、仲裁与诉讼活动；
（四）协调法律顾问对各二级单位合同管理事务提供法律咨询服务；
（五）协调法律顾问对合同纠纷的处理进行法律指导；
（六）制作、发放、备存授权委托书；
（七）监督有关合同的履行。
第十条 学校授权以下部门按其职责范围对合同进行归口管理。
（一）党委办公室、院长办公室：负责校地合作、对口支援、法律事务服务等与部门业务相关的合同管理；
（二）党委组织部：负责由其组织的干部培训等与部门业务相关的合同管理；
（三）党委宣传部：负责宣传、广告服务等与部门业务相关的合同管理；
（四）学生处：负责学生事务等与部门业务相关的合同管理；
（五）教务处：负责本科人才培养与本科教学实习基地等与部门业务相关的合同管理；
（六）科研与研究生处：负责纵向、横向科研项目，技术开发、咨询、服务科技成果转让、以及对外科研合作等与部门业务相关的合同管理；负责研究生教育等与部门业务相关的合同管理；
（七）国际交流处：负责中外合作办学、与国外及港澳台地区的合作与交流等与部门业务相关的合同管理；
（八）保卫处：负责校园安全管理等与部门业务相关的合同管理；
（九）总务处：负责资产管理、资产租赁、招标采购、维修维护、后勤事务等与部门业务相关的合同管理；
（十）财务处：负责财务管理（含银行账户及其相关业务）等与部门业务相关的合同管理；
（十一）审计处：负责审计服务等与部门业务相关的合同管理；
（十二）基建维修处：负责基本建设项目、大型维修项目合同及其配套合同，以及学校安排的其他建设或维修项目等与部门业务相关的合同管理；
（十三）继续教育学院：负责成人教育、自学考试、非学历继续教育等与部门业务相关的合同管理；
（十四）图书馆：负责各类书刊资源的采购、服务等与部门业务相关的合同管理；
（十五）信息化工作办公室：负责信息网络服务等与部门业务相关的合同管理；
（十六）出版合同以经费来源部门作为归口管理部门。
除上述归口管理外，校内非法人单位在日常工作中发生的5万元以下的支出合同（不含房屋改造与修缮工程合同），学校授权各合同承办单位自行管理。单位行政主要负责人为此类合同管理的负责人，单位行政主要负责人作为学校授权委托人，代表学校在合同文本签字后，加盖学校行政印章。
涉及两个或两个以上部门的，各部门均应作为归口管理部门，履行相应的管理职责。
第十一条 合同归口管理部门对职责范围内所涉合同事务进行归口管理，主要职责包括：
（一）审核合同事项的真实性、可行性；
（二）审核合同相对方的主体资格和资信状况；
（三）对重大项目或涉及较高专业技术合同条款聘请有关专家、财会人员和法律顾问参加论证或评估；
（四）对合同文本进行业务审查；
（五）督促、协助合同承办单位处理合同纠纷；
（六）负责管理范围内合同资料的归档和保管工作。
合同归口管理部门的行政主要负责人为合同管理责任人。合同归口管理部门应指定专人作为合同管理人员。
第十二条 各二级单位按照其职责范围，为相应合同的承办单位。主要职责包括：
（一）申请学校法定代表人授权，办理合同授权委托书；
（二）分析论证合同事项的真实性、可行性；
（三）调查合同相对方的主体资格和资信状况；
（四）与合同相对方进行谈判、协商，起草合同文本；
（五）在授权范围内，与合同相对方订立合同；
（六）根据学校相关要求，将合同文本及资料提交业务、审计、财务审查，涉及“三重一大”等事项的合同，须提交院长办公会或校党委会审定；
（七）履行合同义务，监控合同相对方的履行情况；
（八）负责妥善处理合同纠纷；
（九）负责本单位合同资料的备案和保管工作。
合同承办单位的行政主要负责人为合同承办责任人。合同承办单位应指定专人作为合同承办人。
第三章 合同的起草
第十三条 合同的起草，按照国家法律法规和学校的相关规定进行。
第十四条 学校对外发生经济行为，除即时结清或按规定可不签订合同外，应当订立书面合同，明确双方权利义务。
书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。
第十五条 合同起草前，合同承办单位和承办人应从维护学校利益出发，就合同事项与合同相对方进行充分谈判、协商。
对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保管。
第十六条 合同内容应包括法律法规规定的必要条款，如当事人的名称或者姓名和住所，标的及其数量、质量，价款或者报酬，履行期限、地点和方式，违约责任，解决争议的方法等。
第十七条 合同有国家和地方示范文本的，应直接采用该文本。没有示范文本的，应按照《合同法》等法律法规和学校的相关规定起草。
合同文本由合同相对方提供的，合同承办单位和承办人应认真审阅，必要时向对方提出修改意见，共同协商确定文本。
第四章 合同的审查
第十八条 合同订立前，合同承办单位在对合同文本进行初步审查之后，根据合同归口管理部门的要求，将合同文本提交业务审查。合同归口管理部门应从以下几方面对合同文本进行业务审查：
（一）合同主体是否适格；
（二）合同内容是否符合法律法规；
（三）合同事项是否符合学校利益；
（四）合同内容是否真实、可行；
（五）合同条款是否齐备、合理。
合同涉及到承办单位之外其他部门的，需经其他部门审签。
第十九条 涉及金额5万元以上的经济利益合同需经财务、审计部门审签。
财务部门主要审查经济类合同条款是否符合财税法律、法规、准则规定以及学校有关财经政策和财务管理规定，合同款项支付是否有经费来源保障，资金结算及付款方式是否合理等。
审计部门应当依据国家法律法规和学校相关规定对合同进行审计审查，重点审查合同订立程序是否符合学校内部控制相关规定。
第二十条 合同审查部门应在收到送审材料后5个工作日内完成审查，作出通过审查、建议修改或不予通过的明确结论。遇重大事项或其他特殊情况，可适当延长审查期限。
审查原则上只能申请一次。
合同承办单位和承办人应当充分尊重审查意见。
第五章 合同的订立
第二十一条 订立合同前，合同承办单位和承办人应充分了解合同相对方的主体资格、资质证明、信用状况、生产能力等有关内容，确保其具备履约能力，并认真核实合同相对方订立人的身份和代理权限。
第二十二条 根据国家法律法规和学校相关规定，合同订立前须经过如招投标等其它程序的，应先履行相应程序。
第二十三条 合同由学校法定代表人签订，或由合同承办单位行政主要负责人签订。
未取得学校法定代表人的授权委托，学校任何二级单位或个人不得擅自以学校名义或本单位名义对外订立合同。
第二十四条 合同文本须报经国家有关主管部门审查或备案的，应当履行相应程序。
第二十五条 加盖“天津美术学院印章”按照《天津美术学院印章使用管理规定》的要求执行。
第六章 合同的履行
第二十六条 合同生效后，即具有法律约束力。合同承办单位应当遵循诚实信用原则，严格履行合同义务，敦促合同相对方积极履行合同，确保合同全面有效履行。
第二十七条 财务部门办理结算业务并进行账务处理时，应审核合同有关付款条款，按照合同约定付款。应订立书面合同而未订立或未按合同条款履约的，财务部门有权拒绝付款，并及时向学校有关负责人报告。
第二十八条 合同履行过程中，发现有显失公平、条款有误、对方没有履约能力或有欺诈行为等情形，或因政策调整、市场变化等客观因素，已经或可能导致学校利益受损，合同承办单位应当立即采取相应措施，按规定程序及时向合同归口管理部门和学校有关负责人报告，按照规定权限和程序办理合同补充、变更或解除事宜，以将损失降到最低。
补充、变更的合同视同新合同，需重新履行相应的合同管理程序。
第二十九条 合同履行过程中发生纠纷，合同承办单位应及时妥善处理。处理时应先协商解决，经协商无法解决的，应当根据合同的约定选择仲裁或诉讼方式解决。
第三十条 合同履行完毕，合同承办单位应当及时向合同归口管理部门报告合同的履行情况及结果。
第七章 合同的信息管理
第三十一条 学校相关单位和个人应当做好合同信息安全保密工作。未经批准，任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家机密、工作秘密或商业秘密。
第三十二条 合同承办单位和合同归口管理部门应加强合同登记，及时编制《天津美术学院合同登记汇总表》，记载合同编号、合同名称、合同当事人、合同标的、合同金额、合同履行及违约情况、补充、变更和解除等事项，并于次年1月15日前将《天津美术学院合同登记汇总表》交院长办公室备案。
建立合同连续编号制度。由承办部门按以下规则对合同进行编号：承办部门名称拼音字头（大写）+4位数年份+3位数流水号，例如：基建维修处2017年签订的第2号合同，编号为“JJWX2017002”。
第三十三条 合同归口管理部门应当定期整理合同档案。合同档案包括合同原件、订立和履行过程中的相关资料。
合同归口管理部门应当根据学校档案管理的要求，将合同档案及时移交档案室保管。
第三十四条 合同归口管理部门和合同承办单位应当于每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行汇总并分析评估，对分析评估中发现的问题与不足，应当及时加以改进。
第八章 责任追究
第三十五条 未经学校法定代表人授权擅自以学校名义对外签订合同，或超越授权范围对外签订合同，给学校造成损失的，由当事人按实际损失承担赔偿责任，学校根据其情节给予相应的处分。
第三十六条 相关单位和个人在订立、履行合同中发生失职、渎职或以权谋私等行为的，学校依据国家法律法规和学校相关规定追究当事人责任。
第三十七条 对于相关单位和个人，在合同管理的各个环节发生其他违反国家法律法规和学校相关规定的行为，学校将根据情节追究其相应责任。
第三十八条 违反合同管理规定，涉嫌犯罪的，依法移送司法机关追究其刑事责任。
第九章 附则
第三十九条 合同归口管理部门根据本办法制定合同管理实施细则。学校与其他法人签订的协议、合作意向书参照本办法执行。
第四十条 本办法所称“以上”、“以下”，包括本数；所称“超过”、“不足”，不包括本数。
第四十一条 本办法由党委办公室、院长办公室负责解释。
第四十二条 本办法从印发之日起试行。
附件：1.天津美术学院合同审批表
2.天津美术学院合同登记汇总表
天津美术学院办公室 2018年10月9日印发
附件1
天津美术学院合同审批表
| 合同名称
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合同编号
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| 合同主体
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甲方
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资金来源
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| 乙方
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合同期限
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| 其他方
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合同总价
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| 承办部门
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承办人或经办人
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| 打印份数
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留存部门及份数
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| 项目承办单位意见
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签字： （盖章）
年 月 日
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| 归口管理部门意见
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签字： （盖章）
年 月 日
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| 财务处意见
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签字： (盖章）
年 月 日
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| 审计处意见
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签字： (盖章）
年 月 日
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| 法律顾问意见
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（具体修改意见可另附纸）
签字：
年 月 日
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| 项目主管
校 领 导
意 见
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签字：
年 月 日
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说明:
1.合同应由归口管理部门，财务和审计部门（涉及5万元以上经济利益类）进行审查。
2.归口管理部门意见须由部门行政主要负责人签署意见。合同涉及到承办单位之外其他部门的，需经其他部门审签。
3.审查部门的审核意见应明确、具体，不要使用模糊性语言或只签名字。
4.各审查单位应在5个工作日内完成会签，重大合同由院办协调法律顾问出具意见。
5.合同盖章后，7个工作日提交合同副本到财务处备案。
附件2
天津美术学院合同登记汇总表
| 序号
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部门
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合同编号
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合同名称
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合同当事人
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合同标的
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合同金额
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合同履行情况（是否完全履行，有无违约、补充、变更、解除等情况）
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备注
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